लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन क्या होता है?

विदेश में पढ़ाई करते समय आपके सामने कुछ ऐसी परिस्थितियाँ आती हैं जब आपको लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन (स्पष्टीकरण पत्र) की ज़रूरत पड़ती है। लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन की ज़रूरत एडमिशन लेते समय, गुम जानकारी प्राप्त करने के लिए होती है। ज्यादातर छात्रों को letter of explanation kya hota hai, इसकी कहाँ ज़रूरत होती है, इसकी जानकारी नहीं होती है। हमारा ब्लॉग आपको letter of explanation kya hota hai? के बारे में जानकरी देगा।

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लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन क्या होता है?

लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन लिखित पत्र या ईमेल दोनों रूप में होता है। आम भाषा में समझा जाए तो किसी सवाल का जवाब देने या गुम जानकारी प्राप्त करने के लिए लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन लिखने की आवश्यता पड़ती है। लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन, सहकर्मियों, सुपरवाइजर, इंस्ट्रक्टर्स या बिज़नेस पार्टनर्स के बीच हुई गलतफहमियों को ठीक करने में भी मदद करता है।

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लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन की ज़रूरत क्यों पड़ती है?

लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन से कई तरह के लाभ मिल सकते हैं क्योंकि यह उलट परिस्थितियों में आपको अपनी बात कहने का मौका देता है। उदाहरण के लिए यदि छात्रों को यूनिवर्सिटी से जुड़ी किसी पॉलिसी या वीजा के लिए कोई दुविधा है तो लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन लिखा जाता है। Letter of explanation kya hota hai को और अच्छे से जानने के लिए नीचे पॉइंट्स दिए गए हैं-

• अतिरिक्त जानकारी प्रदान करना
• उपयोगी जानकारी के अनुस्मारक
• लापता दस्तावेज़
• समाप्त दस्तावेज़
• शर्तों और आवश्यकताओं का अनुपालन न करना
• विशेष आग्रह
• अधिकारियों के प्रश्नों या चिंताओं का स्पष्टीकरण या प्रतिक्रिया
• अध्ययन के कार्यक्रम को पूरा करने में अधिक समय लेना
• पढ़ाई से छुट्टी लेना
• पढ़ाई में गैप होना
• कार्यक्रम में कई बार बदलाव
• अनधिकृत कार्य
• अधिकृत नहीं होने पर पार्ट-टाइम एनरोलमेंट
• और कई अन्य अनोखी स्थितियां

क्रेडिट रिपोर्ट में नेगेटिव सामान का होना 

जब आप लोन के लिए अप्लाई करते हैं और आपकी क्रेडिट रिपोर्ट में कुछ नेगटिव मिलता है जिससे लोन देने वाले को यह आशंका हो कि आप लोन समय पर नहीं चुका पाएंगे, ऐसे में आपको लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन की आवश्यकता होती है। इस लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन में आपको क्रेडिट नेगेटिविटी का कारण देना होगा, घटना की तारीख, ऋणदाता (क्रेडिटर) का नाम और आपके अकाउंट नंबर को शामिल करना होगा।

बिना किराए रहने पर

किराए या गिरवी इतिहास यह दिखाती है कि आप अपना किराया समय पर देते हैं। यदि आप अपने माता-पिता के घर में रहते है जहाँ आपको किराया नहीं देना पड़ता है। ऐसे में घर के मालिक (माता-पिता) को यह बात लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन में बतानी होगी कि आप उनके घर पर बिना किराया दिए रहते हैं, साथ ही समय और किराया ना देने का कारण भी बताना होगा। अंत में माता-पिता के हस्ताक्षर भी होंगे। इसकी जरूरत उस समय भी होती है जब आप विदेश में रहने के लिए घर देख रहे होते हैं।

रोज़गार हिस्ट्री में लंबा गैप (ब्रेक)

किसी भी प्रकार के लोन के लिए आपको निश्चित आय की आवश्यकता होती है, ऐसे में लम्बे समय तक बेरोजगार रहना आपके लिए मुश्किल खड़ी कर सकता है। VA और जंबो लोन्स के लिए आपको पिछले 2 वर्ष के समय में आए रोज़गार गैप के लिए लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन की आवश्यकता होती है। इसमें आपको रोज़गार गैप का कारण बताना होगा जैसे मैटरनिटी लीव, पारिवारिक संकट, व्यवसाय की विफलता, स्टडी गैप आदि। यदि आप रोज़गार गैप में भी अपनी वित्तीय जिम्मेदारियों को पूरा करने लायक थे तो उसे भी आपको बताना होगा।

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स्टडी परमिट के लिए लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन

आपको विदेश में अपने एडमिशन के समय लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन की जरूरत होती है। यह लेटर आपके स्टडी परमिट के इनकार होने की व्यक्तिगत स्थिति को बयान करता है। आपका लेटर स्टैंडर्ड फॉर्मेट में होना चाहिए- address it to “Dear Immigration Officer,” अंत में आपकेहस्ताक्षर और आपका नाम होना चाहिए। 

इनकार

वीजा रेफ्यूज़ तब होता है जब वीजा अफसर आपके वीजा आवेदन के कारण से संतुष्ट नहीं होते हैं। आपकी वीजा आवेदन इनकार होने के बाद वे आपको एक लेटर देंगे जिसमें एप्लीकेशन रिजेक्ट होने के कारणों को बयान किया जाता है और आपको फिर से अप्लाई करने के लिए आमंत्रित किया जाता है।

एप्लीकेशन रिजेक्ट होने के कुछ कारण 

• अगर आपके पास किसी देश में जाने का कोई वैध कारण नहीं है।
• अगर आपने अपना वीजा प्रकार ठीक से स्पष्ट नहीं किया है।
• अगर आपने बिना किसी वैध कारण के पहले जारी किए गए वीजा का इस्तेमाल नहीं किया है।
• अगर आपके पास एक अच्छा करैक्टर सर्टिफिकेट नहीं है।

लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन कैसे लिखें?

लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन लिखने का तरीका स्थिति के आधार पर निर्भर करता है। उदारण के लिए लोन के लिए लिखा जाने वाला ऑफ एक्सप्लनेशन, संगठन के लिए लिखे जाने वाले ऑफ एक्सप्लनेशन से अलग होता है। हालाँकि दोनों का सामान्य फॉर्मेट एक ही होता है। Letter of explanation kya hota hai में नीचे फॉर्मेट दिए गए हैं।

लेटर फॉर्मेट चुनें

आपको अपना फॉर्मेट चुनना होगा कि आप लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन ऑनलाइन ईमेल के माध्यम से देना चाहते हैं या ऑफलाइन लेटर के माध्यम से देना चाहते हैं। ईमेल के फॉर्मेट को इनफॉर्मल माना जाता है वहीं लेटर को फॉर्मल माना जाता है। आपके द्वारा चुना गया फॉर्मेट आपके वर्क एनवायरनमेंट, संबंधों या पार्टनरशिप्स पर निर्भर करता है।

स्थिति स्पष्ट करें

लेटर ऑफ एक्सप्लनेशन में आपको स्थिति, परिस्थितियाँ और योगदान देने वाले फैक्टर्स को स्पष्ट करना होगा, जैसे-

• What happened?
• How did it happen?
• Were there contributing factors?
• What is the current situation?

जिम्मेदारी और जवाबदेही लें

इसमें आपको अपनी गलती या गलतफमियों की जिम्मेदारी लेनी होगी। आपको यह भी बताना होगा कि भविष्य में ऐसा कभी नहीं होगा। उदाहरण के लिए यदि आप यूनिवर्सिटी के किसी मत्वपूर्ण नियम को तोड़ देते हैं तो ऐसी स्थिति में आपको अपने lलेटर ऑफ एक्सप्लनेशन में उसके लिए माफ़ी मांगनी होगी और दुबारा ऐसा न होने का आश्वासन देना होगा और यह भी बताना होगा कि आप यह कैसे करेंगे।

एक्सप्लनेशन लेटर के टेम्पलेट्स

यदि आप एक्सप्लनेशन लेटर लिखना चाहते हैं तो एक्सप्लनेशन लेटर के टेम्पलेट्स इसमें आपकी मदद करेंगे। Letter of explanation kya hota hai में नीचे टेम्पलेट्स दिए गए हैं- 

फॉर्मल टेम्पलेट

[Sender’s name]

[Sender’s address]

[Sender’s phone number]

[Sender’s email]

[Date]

[Recipient’s name]

[Recipient’s address]

[Recipient’s phone number]

[Recipient’s email]

Subject: [insert subject of the letter]

Dear [recipient’s name],

I write to you today in response to a letter I received from you, dated [insert date], about [insert number] of late payments on my loan from [insert date to date]. I am writing this letter today to explain to you the reasons for my delay. Recently, I became unemployed when the company I worked for officially closed on [insert date], before reaching the point of bankruptcy. For your reference, I have attached a letter from my employer that includes details about the situation.

I apologize for any inconvenience my overdue payments may have caused. I have been applying for jobs and interviewing to resolve this unfortunate situation. Recently, [insert name of company] hired me on [insert date] and I plan to start on [insert date]. I plan to resolve any overdue payments between [insert date] and [insert date]. I have attached a proposed payment plan for your reference and kindly ask that you consider it.

Sincerely,

[insert name]

इनफॉर्मल टेम्पलेट्स

Subject: [insert subject of letter]

Dear [insert name],

I am writing to you today about the [insert type] miscommunication on our team. I understand our [insert name] campaign did not meet the needs of our [insert name] client. While we worked as a team, we referenced notes from meetings with them and tried to optimize the deliverables to meet their needs. One thing we struggled to understand in our notes was [insert what was hard to understand].

As a team leader, I came to the understanding that what the client meant was [insert what you thought the client meant] based on [why did you come to that reasoning]. Currently, the status of the campaign deliverables is [insert information about the status]. My team is working hard to resolve this situation and should have everything updated by [insert date].

I take responsibility for the client’s dissatisfaction because I am the leader of my [insert title] team. Next time, I will directly reach out to the client for clarification to prevent this from happening again. If there are further ramifications for my role in this circumstance, I understand but hope you will kindly consider my apology and plan for managing future campaigns.

Sincerely,

[insert name]

एक्सप्लनेशन लेटर के उदाहरण

जब हम किसी चीज़ को समझने का प्रयास करते हैं तो हमें उदाहरण की मदद से उस चीज़ को जल्दी और आसानी से समझने में मदद मिलती है। एक्सप्लनेशन लेटर के उदाहरण इस प्रकार हैं:

फॉर्मल उदाहरण

Peter Poul 

12345 Brean Way

Cincinnati, Ohio 42091

(010) xxxxxxxxxx

[email protected]

June 3, 2021

Myles Moss

54322 Hillside Dr.

Cleveland, Ohio 42190

(101) 345-789

[email protected]

Subject: Waterworks customer complaint

Dear Mr. Moss,

I write to you today to explain the recent customer complaint you received on our Waterworks account. I understand there was a delayed delivery of print marketing materials for one of their events. I apologize for this situation that led the customer to question our ability to deliver ordered materials on time. There was a delay in the delivery because our color printers were out of ink and the ink wasn’t able to be delivered in time for us to provide the materials to the client as scheduled.

I have followed up with the administrative and supplies staff to determine how to better request materials earlier in the production process to prevent this from happening again. I plan to write an apology letter to the client and hopefully resolve this situation. I have attached documents for your reference regarding this situation. Once again, I apologize and acknowledge the mistakes made and hope to prevent them from happening in the future by working more closely with administrative and supply staff. If you have questions regarding the attached documents, let me know. Thanks.

Sincerely, Peter Poul

इनफॉर्मल उदाहरण

Subject: Research paper

Dear Ms. Peterson,

I am writing to you today about the research paper that was due on Tuesday of this week. I understand I did not turn my assignment in when it was due and apologize for any inconvenience this might have caused. I had been working on it since you assigned it, and even used the designated class time you gave us, but I still wasn’t able to finish it on time.

I know that my extracurricular activities might have influenced my lack of efficiency while working on this paper. In the future, I plan to create assignment timelines for myself and prioritize meeting those goals to make sure I turn my work in on time. I also plan to prioritize meeting my goals before engaging in my extracurricular activities.

I acknowledge and accept full responsibility for not turning in my paper on time. I have turned my paper in online and attached a copy here for your reference. I understand if you have to give me late points or no points, but hope you consider giving me some points for this assignment. Thank you.

Sincerely, Avery Tillman

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FAQs

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