ईमेल कैसे लिखें?

संचार हमारे जीवन का महत्वपूर्ण हिस्सा है, समय के साथ संचार के तरीकों में निरंतर परिवर्तन आया है। प्राचीन काल में संदेशों को कबूतरों जैसे पक्षियों द्वारा आदान-प्रदान किया गया था। पहले के समय में घोड़े की सवारी करके संदेशवाहक संदेश लेकर जाते थे, जिसमें बहुत वक़्त लगता था। फिर फैक्स और उसके बाद पेजर आया जिनमें केवल मैसेज के माध्यम से संचार स्थापित किया जाता था। टेक्नोलॉजी ने और उन्नति करी जिसके बाद फिर डाक के माध्यम से पत्र भेजे जाने लगे। उसी तरह इंटरनेट के माध्यम का उपयोग करके मैसेज इलेक्टॉनिक फॉर्म में भेजे जाने लगे यानि Email जिसे हम इलेक्ट्रॉनिक मेल के नाम से भी जानते हैं। ये एक आधुनिक रूप है पत्र का। इस ब्लॉग में आपको हर तरह की जानकारी मिलेगी जैसे – Email Kya Hai, ईमेल आईडी कैसे बनाएं? ईमेल कैसे लिखें, आइए अब हम ईमेल लेखन का फॉरमेट के बारे में विस्तार से जानते हैं।

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ईमेल क्या है?

ईमेल का मतलब Electronic Mail है। ये मेल भेजने का डिजिटल माध्यम है। जिसमें एक यूजर दूसरे यूजर को इंटरनेट का इस्तेमाल करके संदेश कई मीलों दूर बैठे भी भेज सकता है। इस ईमेल में टेक्स्ट, फाइल, पिक्चर या किसी अटैचमेंट के माध्यम से व्यक्तियों या समूहों को भी भेजा जा सकता है।

ईमेल के बारे में कुछ बातें 

• दुनिया का सबसे पहला ईमेल ‘रे टॉमलिंसन’ (Ray Tomlinson) ने सन् 1971 में पहली बार भेजा था। बता दें कि टॉमलिंसन ने पहला ईमेल स्वयं को ही भेजा था। एक टेस्ट ईमेल मैसेज के तौर पर, जिसमें उन्होंने कुछ Text लिखे थे, जो की थे “QWERTYUIOP“ @’ साइन का उपयोग करके यूजरनेम को मेल सर्वर के साथ लिंक किया गया था। ईमेल मैसेज को ARPANET के माध्यम से भेजा गया। 
• ईमेल का अविष्कार किसने किया इस पर काफी विवाद है, शुरुआत में इसका श्रेय रे टॉमलिंसन को दिया जाता था लेकिन 1978 में 14 साल के बालक शिव अय्यादुरै (Shiva Ayyadurai) जो भारतीय मूल के अमेरिकी है उन्होंने यूनिवर्सिटी ऑफ मेडिसिन एंड डेंटिस्ट्री ऑफ न्यू जर्सी के लिये ईमेल सिस्टम बनाने का काम शुरू किया था।
• सामान्यतः ईमेल मैसेजिस को ASCII (American Code For Information Interchange) में एनकोड किया जाता है।

जानिए ईमेल आईडी कैसे बनाएं?

जैसे हम लिखते समय पेन और कॉपी का इस्तेमाल करते हैं। वैसे ही कंप्यूटर में सन्देश टाइप करने के लिए कीबोर्ड का उपयोग किया जाता है और ईमेल क्लाइंट के माध्यम से भेजते हैं। ईमेल अकाउंट हम किसी ईमेल प्रोग्राम के माध्यम से फ्री में बना सकते हैं। Gmail, Outlook, Yahoo Mail, Hotmail, Reddifmail बेहतरीन ईमेल प्रोग्राम्स हैं। आप इनमें से किसी एक या अधिक के द्वारा अपने लिए ईमेल अकाउंट बना सकते हैं। ईमेल ID को  मुख्य रूप से दो भाग होते हैं। इनसे मिलकर एक ईमेल ID बनती है। इन्हें आप ऊपर देख सकते हैं। पहला भाग यूजरनेम होता है और दूसरा भाग डोमेन नेम कहलाता है, जिसमें @ साइन होता है जिसे की दोनों को भाग किया जाता है।

अब जानते हैं की ईमेल आईडी कैसे बनाई जाती है. पूरी जानकारी नीचे स्टेप बाय स्टेप दी गई है।

1. विजिट करें gmail.com

सबसे पहले अपने ब्राउज़र में जाएं और वहां gmail.com टाइप करें।

2. Create an Account पर क्लिक करें

Create a new Google Account page यहाँ आपको दो विकल्प दिखेंगे। यहां आपको साइन-इन और Create an Account ईमेल ID बनाने के लिए Create an Account पर क्लिक करें। 

3. अपना नाम और पासवर्ड लिखें

यहाँ पर आपको अपनी निजी जानकारी भरनी है। अपना पहला और आखरी नाम लिखे और नीचे आपको यूजरनेम लिखना होगा अगर (ऑलरेडी टेकन आता है तो कुछ और लिखें) उसके बाद नेक्स्ट पर क्लिक करें। इसके अंदरआपको दोबारा पासवर्ड डालना है कन्फर्म करने के लिए।

4. एंटर करें अपना मोबाइल नंबर, DOB और क्लिक करें नेक्स्ट स्टेप पर

हम यहाँ अपना मोबाइल नंबर दर्ज करते है क्योंकि वह OTP नंबर आएगा साथ ही DOB और जेंडर लिखें।

5. Yes I ‘am पर क्लिक करें

इसम पेज में जो भी सर्विसेज है उसको आप अपने मोबाइल नंबर में ऐड करना चाहते है ।अगर आप सभी गूगल सर्विस में अपना नंबर ऐड करना चाहते है तो Yes I’am पर क्लिक करें।

6. क्लिक करें नेक्स्ट स्टेप पर

अब इसे क्लिक करने पर आपको ले लिए जाएगा, Google की सेवा गोपनीयता और नीति की शर्तें को रिव्यु कर लें और फिर ‘I Agree’ पर क्लिक करें।अब आपका अकाउंट बन गया।

सिंपल ईमेल कैसे लिखें?

एक ईमेल का बनावट सादी होती है। लेकिन विभिन्न ईमेल सर्विस के लेआउट थोड़ी अलग हो सकती है। लेकिन आमतौर पर एक ईमेल के दो महत्वपूर्ण पार्ट्स होते है हैडर और बॉडी।

हैडर

ईमेल हैडर मेल के बारे में जरूरी जानकारी प्रदान करता है। इस सेक्शन में मेल भेजने वाले और प्राप्त करने वाले व्यक्ति का ईमेल एड्रेस और मेल किस बारे में इस तरह की जानकारी लिखी जाती है एक ईमेल के हैडर में निम्नलिखित भाग हो सकते हैं।

From: इस फील्ड में ईमेलकर्ता यानी सेन्डर का ईमेल एड्रेस आएगा।
To: इस फील्ड में आपको मैसेज प्राप्त करने वाले यानी प्राप्तकर्ता का ईमेल एड्रेस देना होता है।
CC: इसकी फुल फॉर्म है कार्बन कॉपी। ये फील्ड वैकल्पिक होता है। यहां आप उन व्यक्तियों के ईमेल एड्रेस देंगे जिन्हें आप ईमेल प्राप्तकर्ता को भेजी गई ईमेल की कॉपी देना चाहते हैं। साथ ही ईमेल प्राप्तकर्ता को भी पता लग जाता है कि आपने किस व्यक्ति को मेल भेज रहे हैं। 
BCC: इसका मतलब है ब्लाइंड कार्बन कॉपी ये फील्ड भी वैकल्पिक है। CC की तरह ही BCC का समान कार्य होता है लेकिन इससे ईमेलकर्ता यानी रेसिपिएंट को ये नहीं पता चलता कि आपने मेल की कॉपी किसे भेजी है।
Subject: इस फील्ड में आपको ईमेल का उद्देश्य अर्थात मेल किस बारे में है ये लिखना है।
Body: ईमेल के इस भाग में वास्तविक कंटेंटलिखा जाता है। जो भी मैसेज आपको भेजना है उसे यहां लिखें। इसी भाग में नीचे की तरफ होता है।
अटैचमेंट: अटैचमेंट का विकल्प भी दिया गया है। इनका उपयोग करके आप अपनी मेल के साथ अलग  प्रकार की फाइले जैसे – इमेज, ऑडियो, वीडियो, लिंक और इमोजी इत्यादि भेज सकते हैं।

ईमेल लिखने से पहले जानिए ईमेल टर्म्स 

• इनबॉक्स: ये सबसे महत्वपूर्ण सेक्शन है। यहाँ आप  दूसरे यूजर द्वारा भेजे गए सभी इमेल्स को चेक कर सकते हैं।
• मैसेज पैन: जब आप इनबॉक्स सेक्शन में किसी ईमेल पर क्लिक करते है तो वह मैसेज पैन में ओपन हो जाएगी। अब आप मेल को पढ़ सकते हैं और यहां मौजूद अलग-अलग ऑप्शन के माध्यम से मेल पर अपना रिस्पांस दे सकते हैं।
• स्टार्रेड: जब आप कोई मेल ओपन करते है तो मैसेज पैन में ऐड स्टार का एक विकल्प आता है। इसका उपयोग ये है कि आप किसी महत्वपूर्ण ईमेल को मार्क कर सकते है ताकि आप उन्हे बाद में आसानी से पा सके।
• स्नूज़ेड: मैसेज पैन में स्नूज़ एक ऑप्शन होता है जिसका उपयोग करके आप किसी भी ईमेल को आज इस हफ्ते अगले हफ्ते या किसी भी दिन फिर से इनबॉक्स में टॉप पर ला सकते हैं।
• सेंट: इस सेक्शन में आपके द्वारा भेजे गए सभी इमेल्स की लिस्ट मौजूद होती है। इससे आप ये चेक कर सकते हैं कि आपने किन-किन व्यक्तियों को मेल किया है।
• ड्राफ्ट्स: मेल जिन्हें आपने लिखा तो सही पर सेंट नहीं  कर पाए या सेव बटन पर क्लिक करके छोड़ दिया। वो इमेल्स आपको इस सेक्शन पर देखने को में मिलेंगे।
• स्पैम: जो भी अवांछित ईमेल होती है उन्हें मेल द्वारा फिल्टर करके खुद ब खुद स्पैम फोल्डर में चले जाते हैं। स्पैम इमेल्स में वायरस और स्पैम होते है उन्हें ओपन करना सेफ नहीं है। तो अगर आपको भी इनबॉक्स में कोई संदिग्ध मेल दिखाई दे तो आप तुरंत रिपोर्ट स्पैम ऑप्शन पर क्लिक करके उसे स्पैम फोल्डर में मूव कर सकते हैं।
• ट्रैश या बिन: जब आप डिलीट बटन पर क्लिक करके किसी ईमेल को हटाना चाहते हैं तो वह स्थायी रूप से नहीं  हटती बल्कि ट्रैश या बिन सेक्शन में मूव हो जाती है। तो अगर आप किसी मेल को स्थायी रूप से डिलीट करना चाहते हैं तो आपको ट्रैश सेक्शन में जाकर उसे परमानेंट डिलीट करना होगा। हालांकि यहां से उस मेल को वापस इनबॉक्स में चली जाती है।

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ईमेल लिखने के लिए टॉप 10 टिप्स

• विषय को ध्यान से चुनें: अच्छे मेल की सबसे बड़ी खासियत है उसका विषय, अपने मेल के विषय को हाईलाइट किया जा सकता है। इससे रिसीव करनेवाले को आपका ईमेल बेहतर समझ आएगा। सब्जेक्ट बताता है ईमेल काम का है या नहीं।
• ईमेल छोटा लिखें: जब भी कोई मेल लिखें तो कोशिश करें कि छोटा हो और काम शबदो में लिखा गया हो, उतना लिखें जितने से रिसीवर को समझ आ जाए।
• शुभकामना से शुरू करें: अपना ईमेल शुभकामना से शुरू करें जिसके बाद व्यक्ति का नाम और अल्पविराम हो।  यह एक मित्र को ईमेल है, आप “हाय, हे, या हैलो जैसे कुछ अनौपचारिक शब्द भी प्रयोग कर सकते हैं।
• उनसे हाल जानें: एक पंक्ति छोड़कर और प्रश्न पूछें आप कैसे हैं?”या लिखें, में उम्मीद करता हूँ आप अच्छे होंगे इससे आपके मित्र को पता चलेगा कि आप उनकी परवाह करते हैं।
• ईमेल कैपिटल या बोल्ड में ना लिखें: ईमेल लिखते समय कैपिटल या बोल्ड फॉन्ट उपयोग ना करें क्योंकि ऐसा करने से रिसीवर पर गलत प्रभाव पड़ता है।
• अपने बारे में बताएं और उनके जीवन के बारे में पूछें: अपने मित्र को अपने जीवन के किसी रोमांचक घटनाक्रम के बारे में बताएं, और उनसे भी पूछें कि उनके साथ नया क्या हुआ है।
• प्वॉइंट्स में लिखें अपनी बात: अपनी बातों को प्वॉइंट्स में समझाने की कोशिश करें। अक्सर लोग मोबाइल पर ईमेल पढ़ते हैं इसलिए अगर आप अपनी बातों  को पॉइंट्स में कहेगे तो उन्हें पढ़ने में आसानी होगी।
• ईमेल अटैच करें: ईमेल में एक साथ बड़ी अटैचमेंट न भेजे इसे फ़ाइल होस्टिंग सेवा से भेज सकते हैं इसके अलावा ज़िप फाइल या रीसाइज फोटो बना कर भेज सकते हैं।
• ईमेल को समाप्त करें: ईमेल के अंत में ऐसा कुछ लिखें, शुभकामनाएं,जल्द ही आपसे मिलेंगे , “प्यार।” उसके बाद, कुछ पंक्तियाँ छोड़ें और अपना नाम टाइप करें।

प्रोफेशनल ईमेल कैसे लिखें?

इस बात से आप इंकार नहीं कर सकते है की प्रोफेशनल वर्ल्ड में  संचार बहुत जरूरी है जब आप प्रोफेशनल इमेल में काफी सावधानिया रखनी पढ़ती है| आई देखते कुछ प्रोफेशनल ईमेल कैसे लिखें-

1. छोटा रखें और ओवरराइट न करें: पहले ये देखें कि मेल लिखना जरूरी है अगर जरूरी है तो उसमे उतनी ही जानकारी दे जितनी जरूरी है।  मेल पढ़ कर समझ आना चाहिए की आप क्या कहना चाहते हो। अगर बड़ा है तो बुलेट पॉइंट्स में लिखें।
2. सब्जेक्ट लाइन पर ध्यान दें: ईमेल लिखते समय मेल की सब्जेक्ट लाइन पर खास ध्यान होना चाहिए। सब्जेक्ट लाइन को देखकर ही कोई ईमेल पढ़ता है। ईमेल लिखते समय मेल की सब्जेक्ट लाइन पर खास ध्यान दें। सब्जेक्ट लाइन को देखकर ही कोई ईमेल पढ़ता है। आपको अपना मटर प्रभावशाली रखना होगा।
3. टाइम से भेजें अपने मेल:  ज़रूरी मेल सुबह के दौरान ही भेजे जाते हैं। जिसके चलते मेल बॉक्स काफी भर जाता है।   इसलिए जवाब देने वाला इंसान सिर्फ ख़ास मेल को ही देखता है। तो सुबह के बजाए शाम को भेजें। 

ईमेल लिखने का फॉर्मेट

From: प्रेषक का ईमेल पता
To: Reciever का ईमेल पता
CC: कार्बन कॉपी
BCC: ब्लाइंड कार्बन कॉपी
विषय: यहाँ अपने विषय रखो
अभिवादन: यहाँ अपना  शब्द डालें जैसे प्रिय
मुख्य विषय वस्तु: विषय से संबंधित 
समापन: कथन समाप्त करना
अटैचमेंट ज्वाइन करें: पीडीएफ, इमेज जैसी फाइल अटैच करें
हस्ताक्षर: प्रेषक का नाम, संकेत, आदि

From
ईमेल आईडी के माध्यम से ईमेल भेजे जाते हैं। यहां आपको अपना ईमेल पता दर्ज करना होगा।

To
यहां आपको रिसीवर का ईमेल एड्रेस डालना होगा। अगर आप किसी कंपनी को ईमेल करना चाहते हैं तो आपको कंपनी का ईमेल एड्रेस डालना होगा।

CC
जब आप एक ही ईमेल 2 या अधिक ईमेल पते पर भेजना चाहते हैं तो CC का उपयोग कर सकते हैं। मतलब आप एक से अधिक रिसीवर को एक ही संदेश भेजने के लिए CC का उपयोग कर सकते हैं।

BCC
BCC का मतलब होता है ब्लाइंड कार्बन कॉपी। सीसी की तरह ही इसका भी उपयोग एक से ज्यादा लोगों के मेल भेजने के लिए किया जाता है। लेकिन बीसीसी में लिखा हुआ ईमेल एड्रेस, To में और सीसी द्वारा ईमेल प्राप्त करने वाले बीसीसी का ईमेल एड्रेस नहीं देख सकते।

Subject
आप ईमेल क्यों लिख रहे हैं, आपको उसका विषय लिखना होगा। ताकि रिसीवर पहले यह समझे कि आपने ईमेल क्यों भेजा है।

अभिवादन
एक अनौपचारिक पत्र में, अभिवादन का अधिक उपयोग किया जाता है। अगर आप अपनी बहन को ईमेल लिख रहे हैं तो आप एक प्यारी बहन लिख सकते हैं।

मुख्य सामग्री(Body)
मुख्य सामग्री में, आपको एक विस्तृत विषय लिखना होगा। परिचय, बात और निष्कर्ष मुख्य सामग्री में शामिल हैं।

फ़ाइल जोड़ें (Attachment)
यहां आप पीडीएफ फाइल, पिक्चर या अन्य दस्तावेज संलग्न कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने किसी पाठ्यक्रम की पीडीएफ फाइल डाउनलोड की है, तो आप इसे ईमेल में संलग्न कर सकते हैं और इसे अपने मित्र को भेज सकते हैं।

हस्ताक्षर
अंत में, हस्ताक्षर लाइन लिखना आवश्यक है। अपने विश्वास की तरह और आप अपना नाम लिख सकते हैं। आप नीचे दिए गए ईमेल लेखन के उदाहरण से समझ सकते हैं।

ईमेल लिखने के उदाहरण

अनौपचारिक

From: [email protected]
To: [email protected]
CC / BCC (आपको जरूरत है तो CC और BCC की लाइन भरें)
विषय: पार्टी का निमंत्रण

प्रिय भानु
मुझे आशा है कि आपको मेरा जन्मदिन याद होगा। मुझे आपको यह बताते हुए बहुत खुशी हो रही है कि 17 जुलाई की तारीख स्टार हॉल में जन्मदिन की पार्टी है। जिसका समय रात में 7 से 12 बजे तक है।

आपको इस बर्थडे पार्टी में जरूर आना है।
चेतन 

औपचारिक

From: [email protected]
To: [email protected]
CC…
BCC …
विषय: सीवर मरम्मत के लिए अनुरोध

श्रीमान,
ग्रीन वेल का सीवर टूट गया है जिसके कारण नाले का गंदा पानी सड़क पर आ गया है। ज्यादा गंदा फैल रहा है। इसलिए मैं आपसे अनुरोध करता हूं कि कृपया इस नाले की मरम्मत करवाएं।
मुझे आशा है कि आप इस मरम्मत को जल्द से जल्द पूरा कर लेंगे।
मुकेश

ईमेल एड्रेस के लिए उदाहरण

ईमेल एड्रेस एक यूनिक ID होती है जिसमें इंटरनेट की मदद से आप अपना मैसेज किसी को भी कही से भी आसानी से भेज एवं प्राप्त भी कर सकते हैं। फिजिकल मेल या पुराने मेल (चिट्टी व् डाक ऑफिस) की तरह इसमें भी एक चीज सामान है की जो मैसेज भेज रहा है और जिसको मैसेज भेजा जा रहा है उसके पास एक यूनिक एड्रेस होना चाहिए। किसी भी ईमेल आईडी दो भाग होते हैं – फर्स्ट पार्ट आपका अपना ID (जो की आप अपनी मर्ज़ी से उपलब्ध्ता के बेस पर कुछ भी रख सकते हैं) और दूसरा डोमेन नाम। ये फर्स्ट पार्ट एंड सेकंड डोमेन नाम वाला पार्ट एक दूसरे से @ से जुड़े होते है। जैसे – [email protected], अमित ईमेल का पहला पार्ट है एवं yahoo.com डोमेन नाम यानी दूसरा पार्ट है। ईमेल एड्रेस का सेकंड पार्ट जो की डोमेन-पार्ट होता है वो एक कंपनी का डोमेन नेम होता है जो की ईमेल सर्विस प्रोवाइड करती है। जैसे की gmail.com या yahoo.com।

FAQs

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